情シス部門は知っておきたい！PC運用管理を効率化する方法をご紹介

業務に欠かせないPCを運用管理する業務は、必要不可欠です。その管理が適切に行われなければ、コンプライアンスやセキュリティにリスクが生じます。しかしながら、工数がかかりすぎると、他の業務へ影響が及び、生産性が下がってしまいます。
そこで今回は、PC運用管理業務の概要から課題とリスク、工数削減方法、おすすめのサービスまでご紹介します。

PC運用管理とは？

PC運用管理の概要と、重要になるライフサイクル管理についてご紹介します。

PC運用管理とは

PC運用管理業務とは、社内で利用されているPCを業務で利用する際に必要な管理業務を指します。PCを必要な従業員へ配布したり、必要なソフトウェアを設定管理したり、セキュリティを管理したり、不具合があれば修理対応をしたりと多様な業務が含まれます。

近年はPCのライフサイクル管理を含めたPC運用管理が一般的になっています。

PCのライフサイクル管理とは？

PCのライフサイクル管理とは「PCLCM（Life Cycle Management）」とも呼ばれる管理手法で、調達・仕入れから運用・管理、社内問い合わせ・故障対応、利用終了後の廃棄までの一連のライフサイクル全体を管理することを指します。

一般的に、PC管理ソフトなどのITシステムを利用してライフサイクル全体を適切に管理します。ITシステムを用いて管理することで、調達から廃棄までが見える化できるため、PC管理の各所に潜む無駄を発見しやすくなります。無駄が排除できれば、業務効率化とコスト削減につながります。

【関連コラム】LCM（ライフサイクルマネジメント）とは？IT資産管理のポイントを解説

PC運用管理の項目

PC運用管理には、どのような作業があるのでしょうか。代表的な項目をご紹介します。

IT資産管理

IT資産管理は、企業が所有するハードウェアやソフトウェアを効率的に管理する作業です。これにより、資産の利用状況や寿命を把握し、コストの削減やセキュリティ強化を図ります。

インベントリ管理

インベントリ管理は、企業内の全てのIT機器やソフトウェアの詳細情報を収集・更新する作業です。これにより、どの資産がどこにあるかを正確に把握し、運用の効率化・負担軽減とトラブルの迅速な解決が可能となります。

ライセンス管理

ライセンス管理は、ソフトウェアの使用権限を適切に管理するための作業です。正確なライセンス数の把握と遵守により、法的リスクを回避します。

PC運用管理の課題とリスク

PC運用管理を実施する際には、次のような課題が生じます。

課題

初期設定やインストールに膨大な手間と時間を要する

企業によっては、PCは数十台、数百台、数千台と膨大な数のPCを管理する必要があります。それらのPCを従業員が利用可能な状態にするためには、初期設定やソフトウェアのインストールなどが必要になってきます。しかし一台一台手作業で行うと膨大な手間と時間を要するため、現実的ではありません。

故障時には修理や代替機の送付が必要

もしPCが故障した際には、修理対応と共に、代替機の提供によって業務に支障が出ないようにしなければなりません。しかし修理や代替機の用意に日数を要することもあります。そうなれば、業務が滞ってしまいます。

セキュリティ対策の知識と技術が必要

PC運用で特に重要なことの一つがセキュリティです。インターネットに接続するPCの場合は、外部に対するセキュリティ対策が求められます。近年、増えているサイバー攻撃への対応のためには、個別に最適なセキュリティ対策を行う必要があります。さらに、従業員が不正にPCを利用することで生じるセキュリティリスクもあります。そのような不正防止の策についても行う必要があります。こうした多様なセキュリティリスクに対応するためには、専門的な知識と技術が必要になります。

もし、これらのPC運用の課題が放置され、適切に行われなかった場合には、次のようなリスクがあります。

リスク

業務の停滞につながりかねない

PC運用の大きな課題として業務負荷が高いことが挙げられますが、管理部門が厳しい状況になるだけでなく、対応が遅れれば、PCを利用する従業員の業務が停滞してしまいます。社内全体の生産性低下につながる恐れがあります。

コンプライアンスやセキュリティリスクが生じる

PCの不正利用やサイバーセキュリティなどのさまざまなリスクの課題が未解決であれば、企業に甚大な損害をもたらすことにつながってしまいます。早期に手を打っておかなければ、深刻なトラブルが生じ得ます。

PC運用管理工数を削減する方法

PC運用管理の課題の中でも、特に「業務負荷が高い」という課題は、比較的、手を打ちやすいといえます。そこでPC運用管理工数を削減する方法をご紹介します。

PC管理ソフトの導入

PC運用管理を手作業で実施している場合には、システムによる自動化を行うことが効率的です。PCに関する必要な情報を台帳に記録するために自動的にPC情報が反映されるPC管理ソフトの利用が一般的です。データを自動収集できるため、転記ミスや漏れもなく手作業による工数を大幅に削減できます。

PC運用管理代行サービスの利用

PC運用管理代行サービスにアウトソーシングする方法もあります。PC運用管理業務といっても、さまざまな業務があるため、自社にとって必要な業務を代行してくれるサービスを選びましょう。
近年は、PCの調達・仕入れから廃棄までトータルで請け負っているPC運用管理代行サービスもあります。

【関連コラム】LCMサービスとは？注目される背景やメリットを解説

PC運用管理代行のメリット

1.セキュリティの向上

専門知識と豊富な経験を持つプロに任せることで、システムの安定性とセキュリティが向上します。PC運用管理を得意とするベンダーは最新の技術とトレンドを常に追いかけているため、ウイルス対策やセキュリティパッチの適用など、迅速かつ効果的に対応することができます。これにより、企業内部でのデータ漏洩やサイバー攻撃のリスクを大幅に低減させることが可能です。

2.コスト削減

次にコスト削減が挙げられます。内部でPC運用管理を行う場合、専任のITスタッフを雇用する必要があり、その人件費や教育コストは企業にとって大きな負担となります。一方、外部に代行を依頼することで、必要なサービスを必要な時に利用できるため、コストの最適化が図れます。特に中小企業にとっては、限られた予算で最大の効果を得る手段として非常に有効です。

3.コア業務への集中

業務の効率化も大きなメリットです。パソコン運用管理を外部に委託することで、内部リソースをコア業務に集中させることができます。ITトラブルやシステムのメンテナンスに時間を割く必要がなくなり、社員は本来の業務に専念できるため、生産性が向上します。

4.変化への柔軟性

柔軟性とスケーラビリティの向上も見逃せません。ビジネスの成長や変動に応じて、必要なサービスを拡張または縮小することができます。これにより、急な需要変動にも柔軟に対応できるため、ビジネスの競争力を維持することが可能です。

PC運用管理代行でできること

PC運用管理代行サービスでは、具体的にどのような業務を代行してくれるのでしょうか。一例として、MXモバイリングの「LCMサービス」でご提供している内容をもとにご紹介します。

運用設計

導入時にセキュリティポリシーや運用ポリシーを策定したり、運用手順を設計したりといった運用設計を行います。このポリシーや基準に基づいて運用管理を進めていきます。

MDM・クラウドサービスの導入

MDMとは、「Mobile Device Management：モバイルデバイス管理」というシステムのことを指します。これは主にモバイルデバイスを一元的に管理・運用するためのシステムです。PCやタブレット端末、スマートフォンなどを管理できます。また必要なクラウドサービスについても選定から導入、構築まで実施します。

【関連コラム】MDM運用の流れやMDM運用代行サービスのメリットをご紹介

調達・キッティング

PCなどのデバイスの調達や、セットアップ、動作検証の実施などのキッティングを実施します。

【関連コラム】キッティングサービスとは？ 作業手順からメリット、選び方までご紹介

サポートデスクによる対応

PCなどのデバイスの盗難や紛失が発生した際に、問い合わせを受け付け、適切な対応を行うサポートデスクの役割を担います。

社内問い合わせ対応

社内からの操作方法などの問い合わせに対応します。

請求管理・支払代行

PCなどのデバイスの端末や利用しているツールやソフトウェアなどのうち、利用料金が発生するものについては請求管理や支払い代行を実施します。

保守

運用保守を行います。必要に応じて代替機の発送や回収、機種変更対応などが含まれます。

修理・廃棄

PCなどのデバイスに不具合が出て修理が必要になる場合には修理対応を行います。またPCなどのデバイスが不要になったときや完全に利用ができないほど破損してしまったときなどには、廃棄を行います。

このように、PCの調達から廃棄までの一連のライフサイクルを管理するサービスを利用すると効率的です。

まとめ

PCの運用管理業務は、運用負荷が高くなりがちであり、ITシステムによる効率的な管理が欠かせません。PC運用代行サービスを利用することで、より業務品質の向上や人的コスト削減につながるでしょう。

おすすめなのが、MXモバイリングの「LCMサービス」です。携帯電話代理店ならではのノウハウで、PCやモバイルデバイスの導入を企画・運用設計からキッティング、保守、廃棄まで一貫して対応することによって、利活用・運用管理をトータルでサポートします。

独自のツールにより運用管理を効率化しながらご対応します。また弊社コンタクトセンターにて、導入したPCやモバイルデバイスの基本操作から故障時の受付などの運用代行も行っています。

PC運用管理の効率化にお困りの場合には、ぜひお気軽にご相談ください。

LCMサービス：運用設計からMDM運用、請求代行サービスまでデバイス管理をトータルサポート

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