失敗しない業務用スマホ活用~導入・運用・管理のポイント~

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昨今、業務用スマホを導入する企業が増えていますが、その背景としてはまず、働き方改革による業務効率化の必要性やテレワークの浸透などが挙げられます。また、業務用スマホを導入することで、コスト削減につながる可能性があるという点も、現在注目を集めている理由の一つです。
今回は、そんな業務用スマホを効果的に活用するために、選定・導入から運用・管理のポイントまでご紹介します。

業務用スマホのメリットと課題

業務用スマホとは、企業が社員に対して業務使用の目的で貸与するスマートフォンのことです。

社員の個人スマホを業務に使用する企業も存在しますが、それと比べた場合の業務用スマホのメリットや、従来からあるオフィスの固定電話の役割を業務用スマホに持たせる場合のメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。また、同時に、業務用スマホ導入に際して生じる課題も知っておく必要があります。

●業務用スマホのメリット
・テレワークに対応しやすい
業務用スマホは、社内コミュニケーションの円滑化が実現するとともに、テレビ会議などの機能を持たせることでテレワークにおける業務にも対応できます。

業務用スマホのメリットと課題

・使用状況の把握と管理ができる
業務用スマホは遠隔から一括管理できるため、使用状況の把握と管理が徹底できます。

・公私の区別が付けやすい
社員の個人用スマホを業務に使用するのと比べて、業務用スマホは社員自身の公私の区別が付けやすくなります。また顧客に個人の携帯番号を教えなくて済むメリットもあります。また業務用スマホであれば、社員の通信費の負担もなくなります。

・オフィスに固定電話が不要になる
業務用スマホでは、会社の電話を受けたり、内線化したりすることもできるため、オフィスの固定電話が不要になります。

・コスト削減が叶う
業務用スマホを会社の固定電話の代わりにすることで、通話料金や電話機削減の可能性もあるため、コスト削減につながります。

●業務用スマホの課題
・情報漏洩リスク
業務用スマホは、紛失・盗難のリスクがあるほか、インターネット機能も業務で利用することが多いため、ネットワークを介した情報漏洩リスクもあります。

・維持・修理コストがかかる
業務用スマホは、毎月の通信費や機器の故障による修理費などが発生し、維持・修理コストがかかります。そのため、コストを抑える努力が必要になります。

・社内問い合わせ・トラブル対応が必要
社員が業務用スマホを使用中に故障やトラブルに見舞われたときの問い合わせ窓口を準備しておく必要があります。自社で解決できなかった場合のサポートも準備しておかなければなりません。

業務用スマホ選定・導入のポイント

次に、これまで挙げたメリットと課題を踏まえて、業務用スマホの選定と導入のポイントをご紹介します。

●端末コスト・通話料・データ通信量の確認
業務用スマホは上手く導入すればコスト削減が見込めます。導入する端末コストや通話料、データ通信量をよく確認して最適化することがポイントです。

●用途に合った機種・スペックを選ぶ
コスト削減のためにも、社員の不正利用を防ぐためにも、用途に合った機種とスペックのものを選ぶことが求められます。

●セキュリティ設定済のデバイスを配布する
はじめからセキュリティ対策をしっかり施しておき、その上でデバイスを配布するのをおすすめします。

業務用スマホ運用・管理のポイント

続いては、業務用スマホの運用と管理のポイントをご紹介します。

●MDMを導入して一元管理する
業務用スマホの管理は、MDM(モバイルデバイス管理)を活用することで効率的に行うことができます。紛失・盗難時の遠隔からの端末ロックや情報消去のほか、リスクのあるアプリ利用の制限、時間帯ごとの利用制御、ソフトやOSのアップデートの一括実行など、管理画面から一元的に行うことが可能です。

業務用スマホ運用・管理のポイント

●24時間365日の運用代行を活用する
MDMを用いた管理であっても負担が大きいという場合には、24時間365日対応してくれる運用代行をアウトソーシングして利用する方法もあります。

●ルール策定・セキュリティ教育の計画
社員の業務時間外の使用や私的使用、盗難・紛失の懸念がある場合には、事前にルールの策定やセキュリティ教育を徹底しておくと安心です。

●故障対策を万全にしておく
スマホの故障を見越して、端末の保証サービスに加入しておくほか、保護フィルムやケースなどで端末を保護してから社員に配布するといった対応策も実施しましょう。
また故障の問い合わせ窓口をアウトソーシングしたり、チャットボットを検討したりするのも一つの方法です。

●通信事業者からの請求を一括管理する
契約している通信事業者が複数ある場合、請求作業が煩雑になる恐れがあります。その場合、請求を一括管理することで効率化できます。


業務用スマホ運用・管理のポイント

まとめ

業務用スマホは、テレワークが推進される中で業務効率を上げる一手段となり得ます。

MXモバイリングでは、業務用スマホの導入・運用・管理をサポートするLCMサービスをご提供しております。導入を企画・運用設計から廃棄まで一貫して対応することにより、業務用スマホの利活用・運用管理を効率化できます。

また業務用スマホで会社の固定電話の代わりに受電したい、内線化したいといったニーズにご対応する「iスマートBiz」というサービスもご提供しています。クラウドPBXを使用して、固定電話だけではなく携帯電話もビジネスフォンとして利用することができる内線化サービスです。

業務用スマホの導入をお考えの場合には、ぜひお気軽にご相談ください。

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