電子契約書の必要性と導入のポイント

ペーパーレス化の必要性

一度は落ち着いたかに見えた新型コロナウイルス感染症ですが、再び感染が増加傾向になっており、こうした状況は長期化していくものと考えられます。

このような状況下で、もはや必須となってきているのが、ペーパーレス化です。

テレワークが浸透する中、オフィスに出社し、直接署名や捺印をもらわなければならない契約書類などの書類は不都合が多く、そうした書類をネットワーク上で取り交わしができるようにしておくことは必要不可欠と言えます。

そこで導入したいのが「電子契約書」です。その電子契約書の運用を効率的かつ安全、便利に行うことのできる「電子契約書」サービスは有用です。

電子契約書の概要とメリット

ここで、電子契約書の概要とメリットを見ていきましょう。

1.電子契約書とは
電子契約書とは、インターネットや専用回線等を介して契約書の受け渡しを行うものです。改ざんや情報漏えいのリスクが付きまとうため、電子署名を付与したり、タイムスタンプを付与したりしてリスクを回避します。タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降、改ざんされていないことを証明する技術のことを指します。この「電子署名＋タイムスタンプ」を付与することで書面による契約と同様の証拠力を持つと電子署名法で認められています。

2.電子契約書のメリット
電子契約書には、主に次のメリットがあります。

●コスト削減・業務効率化・省スペース化が実現
郵送費や、印紙が不要である上に、印紙税も不要となるためコスト削減につながります。また郵送の手作業も削減でき、業務効率化につながります。
さらに電子データとして保存できることから、紙書類の保管スペースが不要になり、省スペース化も実現します。

●押印・郵送作業のために出社する必要がない
電子契約書であれば押印や郵送作業のために出社する必要もなく完結できるので、手軽かつ安全です。

●リスク管理がしやすくなる
紙の契約書には紛失や劣化、改ざん、盗難による情報漏えいなどのリスク管理が必要で煩雑になりがちですが、電子契約書であれば、電子署名・タイムスタンプと共にセキュリティの強固な体制を整えることで、効率的にリスク管理ができるようになります。

3.電子契約書サービスの有効性
電子契約書に切り替える際には、セキュリティや管理のしやすさを考えると、電子契約書サービスを利用することが有効といえます。

電子契約書サービスとは、電子契約書の作成と取り交わしをスピーディーかつセキュリティ上安全に行うことのできるシステムを提供するものです。契約書の電子化を迅速かつ安全、確実に実施することができ、運用も楽にできます。

電子契約書サービスの選び方と導入時のポイント

ここで、電子契約書サービスの選び方と導入する際のポイントをご紹介します。

1.電子契約書サービスの選び方
電子契約書サービス選定時には、次のポイントで選ぶのをおすすめします。

●セキュリティが強固
電子契約書サービスにおいて、セキュリティが強固で万全であることは大前提といえます。

●契約書の期限管理が楽にできる
契約期限切れアラート機能がついているなど、契約書の期限管理が楽にできるものであれば、運用もスムーズにいきます。

●承認フローが設定できる
従来の紙の承認フローである社内稟議の起案から承認までの流れを、クラウド上で簡単に設定でき、その承認ルートに基づき申請・承認ができるものであれば、よりスムーズに導入・運用ができます。

●契約を結ぶ相手にとっても使いやすい
契約を結ぶ相手が利用しやすいサービスを選ぶことで、より契約書の取り交わしが円滑にいきます。

●既存システムとの連携ができる
電子契約書サービスの中には、API連携により既存システムと連携が可能なものもあります。連携することで、契約書締結業務がスムーズになります。

2.電子契約書サービス導入時のポイント
電子契約書サービス導入の前には、次のことを実施することで、より効率的に活用することができます。

●電子契約のルール整備
電子契約のルールをあらかじめ定めておき、社内に周知しておきます。電子契約を行う契約書の種類や承認フロー、作業者、業務フローを明確に定めておくことがポイントです。

●社内外への電子契約導入の周知
電子契約を導入する際には、社内だけでなく社外にも周知が必要になります。特に社外には導入前に必ず電子契約書の対応可否等をヒアリングすることも必要です。

3.MXモバイリングの「BtoBプラットフォーム契約書」とは
MXモバイリングが提供する「BtoBプラットフォーム契約書」は、強固なセキュリティ対策がなされた、テレワークにも適した社内外ともに有効活用しやすい電子契約書サービスです。

PCやスマートフォン、タブレットなどの多様な端末に対応しており、電子署名とタイムスタンプを付与した電子契約書をインターネットや専用回線などを経由して、スムーズかつスピーディーに受け渡し、契約締結ができます。

電子契約書はクラウド上に保管され、情報は改ざん・偽造防止のデータベースであるブロックチェーンに記録されることになるため、紛失や漏洩のリスクを減らせます。

契約期限アラート機能付きで、承認フローの設定が行えるワークフローシステムも持つため、紙の承認フローを変えずに実施できます。またAPI連携機能により、既存システムとの連携も可能です。

無料プランがあるため、初めて導入する場合にも、まず無料から手軽に始めることができます。

まとめ

テレワークが必要な状況は長期化すると考えられるため、出社不要で安全かつスピーディーに契約を取り交わせる電子契約書を導入することは、タイミング的にも業務効率の面でも有効といえます。導入の際には、今回ご紹介したポイントを踏まえつつ、自社に合ったものを検討されるのをおすすめします。