クラウド型勤怠管理システムとは？ ～導入メリットや注意点などをご紹介～

働き方改革による働き方の多様化、またコロナ禍によるテレワークの普及などが進む中、勤怠管理面で課題が生じています。
そのような課題の解決策として昨今、注目を集めているのが、クラウド型勤怠管理システムです。今回はクラウド型勤怠管理システムの導入メリットや注意点などをご紹介します。

勤怠管理面での、直近のよくある課題

働き方改革やテレワークの浸透により、勤怠管理面で生じている、よくある課題には次のようなものがあります。

紙による出退勤記録やタイムカードが、テレワークに対応できない

従来から出退勤記録を紙に記入していたり、アナログのタイムレコーダーとタイムカードで管理していたりする場合に、そのままではテレワーク対応できないという課題が生じています。

手作業なのでExcelへの転記などの工数が増大している

紙やタイムカードによる管理では、打刻情報をExcelに手入力で打ち込む工数が大きいほか、転記漏れやミスのリスクもあります。

不正打刻を防ぎたい

紙による記録の場合は、なりすまし打刻などの不正打刻を防ぐ必要があります。
・経理システムと連携できない
紙の記録やアナログのタイムレコーダーでは経理のシステムと連携できず、給与支払い計算業務等の工数が大きくなることがあります。

打刻と同時に体温測定も同時に行いたい

新型コロナウイルス感染症の感染予防策として、打刻と同時に体温測定を行い、感染の可能性のある従業員を検出したいというニーズも生まれています。

クラウド型の勤怠管理システムの導入メリット

これらの課題を解決できるのが、クラウド型勤怠管理システムです。特にテレワーク環境下には最適であることから、多くの企業が導入しています。クラウド型勤怠管理システムを導入すると、どのようなメリットが得られるのかをご紹介します。

自動集計による作業工数・ミスの削減

クラウド型勤怠管理システムは、打刻情報がクラウド上に保存されるため、Excelへの転記は不要です。作業工数やミスの削減が見込めます。

テレワーク・外出時でも対応可能

クラウド型勤怠管理システムのタイムレコーダーは、パソコンやスマートフォンでも打刻可能であるため、テレワーク・外出にも対応可能です。

労働時間をリアルタイムに把握できる

クラウド上に保存される出退勤データは、管理者がアクセスすれば随時、リアルタイムで確認できるため、出勤や労働時間管理が容易です。また管理者のテレワークも促進します。

複雑なシステム構築が不要

クラウド型であるため、基本的に物理的なシステム構築を行う必要がなく、コストを削減できます。

生体認証なら不正打刻防止強化につながる

クラウド型勤怠管理システムは、従業員一人一人に割り当てられたIDとパスワードによって認証するため、不正打刻を防ぐことが可能です。また指紋認証や顔認証などの生体認証が可能なシステムであれば、より不正打刻の防止強化につながります。

給与支払い業務等の工数削減につながる

蓄積された勤怠データを給与計算システム等と連携させることで、給与支払い業務の工数削減につながります。

クラウド型の勤怠管理システム選定時の注意点

クラウド型の勤怠管理システムには、さまざまな種類や機能があるため、自社に合ったものをしっかり選定する必要があります。最低限押さえておきたいポイントなど、選定時に気を付けたいことをご紹介します。

セキュリティは強固であるか

クラウド型である点やサービス提供業者のサーバーを利用する点、勤怠情報は個人情報であり、会社の機密情報である点等から、セキュリティは厳重に確保する必要があります。その点を踏まえて、実績のあるシステムを選びましょう。

誰でも使いやすいか

従業員にとっても、管理者にとっても使いやすい操作画面であることは、スムーズな勤怠記録や管理には欠かせません。

サポート体制が整っているか

クラウド型勤怠管理システムには、さまざまな機能があり、使い始めはもちろん、使用中も不明点やトラブルが生じる可能性があります。どのくらいサポートしてもらえるのかを事前に確認しましょう。

運用ルールの策定とシステム対応

管理者の運用ルールを策定しておくことも重要です。例えば勤怠記録を修正したい場合には、管理者とその上の管理者による二段階承認を必要とするというルールを定めた場合には、そのクラウド勤怠管理システムにニ段階の承認設定機能があるかどうかが重要になります。

まとめ

クラウド型の勤怠管理システムは、テレワーク時代の勤怠管理の課題のほとんどを解決し、業務効率化につなげることができます。

MXモバイリングでは、クラウド型勤怠管理システムの導入をサポートしております。
勤怠管理の課題解決をお考えの場合には、お気軽にご相談ください。

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