電子帳簿保存法のメリットとは？ 概要や目的をご紹介します

帳簿類の電子データ保存にかかわる電子帳簿保存法は、2022年1月に法改正が施行されたのを背景に、昨今注目を集めています。これから対応することを検討している方に向け、電子帳簿保存法の概要や目的、改正のポイント、対応し適用することのメリットをわかりやすく解説します。 

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」という名称の法律です。
この法律は、経理業務を電子化することによって、生産性の向上や記帳水準の向上などを図るため、1998年に制定されました。
税金にかかわる法律は所得税法や法人税法など税金の種類によって定められていますが、その中で、帳簿書類の保存については、原則として紙での保存が義務づけられています。
そこで、制定された電子帳簿保存法では、一定の要件を満たした場合に、電子データによる保存が可能であることが定められています。また電子的に授受した取引情報の保存義務などの規定もあわせて定められています。

3種類の保存区分

主な保存区分として、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3種類があります。

電子帳簿等保存は「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」すること、スキャナ保存は、「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」すること、電子取引データ保存は、「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することを指しています。

2021年度電子帳簿保存法改正のポイント

電子帳簿保存法は、1998年の施行から、何度も改正が重ねられてきました。ここでは、2021年度に改正され、2022年1月1日に施行された法改正による主な変更点をご紹介します。
今回の改正では、帳簿書類を電子的に保存する際の手続きなどについて、抜本的な見直しがされました。

承認制度の廃止

電子帳簿等保存とスキャナ保存について、税務署への承認が不要になりました。
従来は、国税関係書類の電子的に保存する際には事前に税務署長の承認が必要でしたが、事前承認は不要になりました。事業者の事務負担を軽減するためです。

タイムスタンプ要件、検索要件などの緩和

スキャナ保存と電子取引については、タイムスタンプ要件、検索要件などが緩和されました。
タイムスタンプとは電子書類の原本性を担保するために必要ですが、付与期間は、最長約2か月とおおむね7営業日以内に延長されました。検索要件とは、保存した帳簿や書類をシステム上で条件できる一定の条件を指します。設定すべき検索要件は、「取引年月日、取引金額、取引先」に限定されるなどの改正が行われています。

電子取引における電子データ保存の義務化

電子取引を行った領収書や請求書などの書類の保存は、従来は紙に印刷して保存することが認められていましたが、改正後は電子データで保存することが義務付けられました。

最低限の要件を満たす電子帳簿等保存も電磁的記録による保存等が可能に

電子帳簿等保存については要件が緩和され、最低限の要件を満たすことで電子データ保存が認められるようになりました。正規の簿記の原則に従って記録されるものに限られます。

罰則規定の強化

スキャナ保存と電子取引については罰則規定が強化されました。隠蔽や仮装された事実があった場合には、その事実に関して生じた申告漏れなどに課される重加算税が10%加重されることになりました。

電子帳簿保存法に対応することによるメリット

企業が電子帳簿保存法に対応することには、主に次のメリットがあります。

経理業務の効率化

帳簿書類が電子データとして保存されれば、これまでの紙による保存時と比較して、検索性が上がります。従来のように紙のファイルを引っ張り出してきて、ページをめくって探す必要もなく、検索機能で素早く目当ての書類に行き当たります。電子データ保存に利用するシステムと経理部門で日頃から利用している経費精算システムなどを連携させれば、さらに効率化が進みます。

オフィスの省スペース化・コスト削減

帳簿書類を電子データ化すれば、ペーパーレス化が実現します。結果的に、オフィスの省スペース化が進みます。また書類を保存する場所にかかるコストや紙やインク、ファイルやキャビネットにかかるコストが不要になればコスト削減につながります。

物理的なセキュリティ性が向上

帳簿書類を電子データ化すれば、紙での保管がなくなるため、盗難や紛失のリスクがなくなります。電子データについては、サイバーセキュリティを強化することで、セキュリティ向上効果が期待できます。

ペーパーレス化による環境貢献

ペーパーレス化は、貴重な紙資源を節約することにつながるため、環境にも貢献できます。CSRやSDGs（持続可能な開発目標）への貢献にも寄与するため、企業イメージの向上や、ステークホルダーとの関係強化など良い影響も生まれます。

電子帳簿保存法に対応することによるデメリット

電子帳簿保存法へ対応するには既存のやり方を大きく変えるため、メリットだけではなく課題も発生します。
デメリットとも考えられる点をそれぞれご紹介します。

システムの導入コストがかかってしまう

電子帳簿保存法に対応するデメリットに、システム導入のコストが挙げられます。これまでの書類を電子化して保存するには、新しいシステムの導入は必須です。
また、電子帳簿保存法には定められた要件があり、その要件を満たしているシステムでないといけません。また、自社の業務フローや関連システムなど求められる機能に応じたシステムを導入する必要があるため、しっかりとした製品選定が求められます。

電子データで保存することによるセキュリティリスクが発生する

紙での保存の場合、セキュリティリスクは非常に低いため、物理的な盗難や、社内の情報漏洩を防止する管理体制をしっかりしておけば十分でした。しかし、電子データで保存する場合、いつどのようなサイバー攻撃がしかけられるか分からないため、これまで以上のセキュリティ対策が求められるデメリットがあります。また、テレワークを行っている場合は、社員が自宅からアクセスすることも踏まえたセキュリティ対策が必要になります。電子帳簿保存法対応のシステム導入をするときは、どのようなセキュリティ対策が行われているかよく確認しましょう。

運用ルールの変更が必要になる

電子帳簿保存法に対応するには、新しいシステムへ対応するための運用ルールの整備、業務フローの見直し、セキュリティ対策などの教育が必要になります。
法律に則った適切な管理をするために、電子帳簿保存法に詳しい人材を教育し、運用ルールの策定、社員教育を行うなどのコストがかかる点もデメリットと言えるでしょう。

電子帳簿保存法の導入手順

電子帳簿保存法を導入するにあたって、一般的にはどのような手順で進んでいくのかを説明します。

１．導入目的の整理

電子帳簿保存法の導入によってどんな目的を達成するのかを明確化しましょう。
前述したようなコスト削減や業務効率化といったメリットがありますが、それらをどこまで最適化するのかはシステムによって異なります。
そのため、どの程度の目的を達成するためにシステムを導入するのか、関係者での認識を揃えて導入を進めていく必要があります。

２．電子化する書類の検討

社内で扱っている書類は多岐にわたります。そのため、どの書類を電子化したいのかを全て検討していきましょう。
また、電子化したい書類については、保管や業務効率化といった観点で課題を抱えている書類をピックアップし、システム導入によってそれらを解決していくのがよいでしょう。

３．業務フローの整備

２でピックアップした書類について、現状の業務フローとその課題点を洗い出しましょう。
その上で、課題が解決できるかを確認しながら導入後のフローを決定しましょう。また、システムの操作マニュアルや、社内への共有方法、質問窓口など、スムーズに導入しやすくなるような運用後の体制も検討できるとよいです。社内の多くの人が利用するため、使いやすいシステムを選べると業務フロー設計の負荷が軽減されます。

４．システムの選定・導入

次はシステムの選定です。大前提として、電子帳簿保存法に対応しているかを確認しましょう。
選定にあたっては、以下の項目を満たしているかを確認していくとよいでしょう。

• 対応している書類の範囲
• 保存要件への対応
• 社内システムとの連携
• 使いやすさ
• 費用

まとめ

MXモバイリングが提供するクラウド型請求書電子化支援サービス「電子請求書サービス BConnectionデジタルトレード」はインボイス制度に対応しています。
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