クラウドPBX導入後もFAXは使える！やり方を分かりやすく解説します
近年、在宅勤務などのリモートワークが定着する中、外出先でも会社番号で受発信できる上に、離れた拠点間や社員同士でも内線通話ができるクラウドPBXの導入、活用が進んでいます。
そのクラウドPBXを導入後も、FAXを送受信することができるのをご存知でしょうか。複数のやり方があるため、それぞれの方法をご紹介します。
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クラウドPBX導入後もFAXを送受信することはできる？
クラウドPBXとは、インターネット回線を通じて電話の受発信を行うサービスです。
そもそもPBXとは、内線、外線、転送機能を利用できるようにする装置のことです。
自社内に設置したサーバーでPBXを構築したものをオンプレミス型PBX、クラウドサービスを利用するものをクラウド型PBXと呼びます。
クラウドPBX導入後もFAXは送信できる
クラウドPBXはインターネット回線を利用する方法のため、従来からある電話回線を利用して送受信するFAXが使えなくなるのではないかと懸念される方も多いのではないでしょうか。
しかし、工夫をすればクラウドPBX導入後もFAXを送受信することはできます。
例えばクラウドPBXサービスによっては、インターネットを通じてFAXの送受信ができる機能を備えているため、手元の端末でデータを確認することができます。わざわざオフィスに出向く必要はなく、場所・端末の制限なくFAXの送受信ができます。
さらにクラウドPBXでFAXを利用すれば、印刷用紙は不要ですのでペーパーレス化することができます。そのため、紙代やインク代の費用削減に繋がります。
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クラウドPBX導入後もFAXを利用する方法4つ
クラウドPBXを導入した後に、FAXを使用する方法は、大きく4通りあります。それぞれ、どのように行うのかをご紹介します。
クラウドPBXサービスに備わるインターネットFAX機能を使う
クラウドPBXのサービスによっては、オプション機能としてインターネットFAX機能を提供している場合もあります。
インターネットFAX機能とは、専用のアプリなどを用い、インターネット回線を通じてFAXを送受信できる機能です。FAX受信データは主にPDFデータに変換されメールで確認できるので、出力の手間がなく、スマホやパソコンなどで簡単に確認できます。
ただし、インターネットFAX機能を備えているサービスは一部であるため、もしこの機能を利用したい場合にはクラウドPBXサービスの比較選定の際に、この機能があるか、よく確認するのをおすすめします。
変換アダプタを接続する
クラウドPBX導入後も、従来通り、電話回線のFAXを利用するために多く用いられているのが、変換アダプタを使用する方法です。
変換アダプタとは、接続すると既存の電話のアナログ回線と、クラウドPBXで使用している光回線を相互につながるようにできる機器です。
これにより、クラウドPBXを導入したとしても従来通り、アナログ回線で複合機のFAX機能を継続使用できます。
アナログ回線を残して複合機を継続利用する
クラウドPBXを導入する際に、オフィスの全電話回線をクラウドPBXに切り替えず、FAX用のアナログ電話回線を残します。電話機能はクラウドPBXで対応し、FAXだけはアナログ回線で送受信することになります。
アナログ回線を残すことで、引き続き複合機のFAX機能を利用できます。
これまで使用していたFAX番号から新規FAX番号へ転送する
まずクラウドPBX導入時に、新規でFAX番号を取得し、回線を複合機へと接続しておきます。
そして、これまで電話回線において利用していた既存のFAX番号から、新規のFAX番号へ転送をかけます。
これにより、既存の番号に送信されたFAXは新規の番号に転送されてくるため、接続された複合機で送受信ができます。複合機は変わらず利用できますが、転送料金がかかるデメリットはあります。
クラウドPBX導入後にFAXを利用できるようにするメリット
クラウドPBX導入後もFAXを継続利用することは、次のようなメリットが期待できます。
従来通りFAXを送受信できることで顧客対応などに支障をきたさない
クラウドPBXを使いながらFAXは従来通り送受信できる仕組みを整えておけば、顧客や関係各社からのFAXの送受信に支障をきたすことはありません。
クラウドPBXは電話コミュニケーションを遠隔から行うことができるため、業務効率化と生産性向上に寄与します。
そのような中、FAXコミュニケーションにおいても円滑にやりとりできるようにしておくことで、より業務効率化と生産性向上は進んでいくでしょう。
インターネットFAX機能のあるサービスの場合は場所を選ばずにFAXの送受信ができる
クラウドPBXサービスのうち、インターネットFAX機能を利用できる場合には、オフィスの外にいても、スマホから届いたFAXの内容をすぐに確認できたり、緊急で送付しなければならない資料を送付できたりします。わざわざオフィスに戻ってFAXを確認する必要がなくなる済むため、業務効率が大幅に上がることでしょう。
インターネットFAXを利用するときの注意点
クラウドPBXのインターネットFAXは従来の複合機のFAXとは異なる機能なので、注意点を抑えておきましょう。
1．インターネット回線の品質に影響を受ける
インターネットFAXはインターネット回線を使ったサービスある以上、通信が不安定になると送受信に影響が出てしまいます。また、ルーターの故障したり回線障害が発生した場合は、直るまでは送受信ができなくなることがあります。必要に応じてインターネット環境を整えるなどの準備が必要でしょう。
2．データ容量や枚数に制限がある
インターネットFAXは、1回で送受信できるデータの容量や1ヶ月で送受信できる枚数に制限がある場合があります。そのため、検討しているクラウドPBXにどのような制限があるかは事前に確認しておきましょう。
まとめ
クラウドPBX導入後も、変わらずFAXを利用できたり、より利便性が向上したりする可能性があります。ぜひクラウドPBX導入の際には、FAX送受信方法として最適な方法を検討してみてください。
クラウドPBX導入の際には、MXモバイリングが導入をお手伝いしている「iスマートBiz」がおすすめです。固定電話だけではなくスマホなどの携帯電話もビジネスフォンとして利用することができる内線化サービスです。
ご利用中の電話番号もそのまま移行できるので、従来と同じように電話が利用できます。
iスマートBiz導入後にFAXを利用する場合、FAX回線をアナログ回線に切り替えるために「アナログTA」という複合機などのFAX送受信機器をLANに接続するための機器を利用することで、利用が可能になります。
FAX利用に関する詳細については、お気軽にお問い合わせください。
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