企業の電話料金・コストを削減するには？～見直しのポイントや削減方法をご紹介～

長引くコロナ禍で経営状況も厳しさを増す中、企業にとって喫緊の課題として、コスト削減があります。経営維持のためにも、無駄をなくし、効率化することによるコスト削減に取り組むことは、より重要となってきています。
今回は、コストの中でも、かさみがちで、無駄が発生しやすい電話料金のコストを見直し、削減する方法をご紹介します。

コロナ禍を受けたコスト削減！減らすべきは電話料金

コロナ禍により、売上低迷や必要経費の変化などを背景に、コスト削減の必要性が増しています。特に固定費を見直し、削減することは、経営を維持するために重要です。固定費の中では人件費が大きいですが、安易に減らしにくいことから、他の項目で削減を検討することが求められます。

コロナ禍を受け、企業が主に削減すべき固定費は、次の項目が挙げられます。

通信費（電話・インターネット）

テレワーク化でオフィスの電話やインターネットの利用が減少した一方、社員へ携帯電話を貸与するなどすればコストを調整する必要が出てきます。

オフィス賃料

テレワークにシフトしたことで、多くの企業ではオフィススペースの縮小移転などが検討されています。

車両関係費

コロナ禍を受け、社用車の利用頻度の変化により、現在の社用車の台数の見直しが必要かもしれません。

保険料

無駄な保険をかけていないか、確認しておく必要があります。

電話料金の見直しポイント

固定費の中でも、特に通信費のうち、毎月少なからずかかる電話料金については見直しの余地があると考えられます。ここで、電話料金見直しのポイントを見ていきましょう。

電話料金の見直しポイント

• 社内・社外通話のうち、どこでかさんでいるか調査する
  固定電話、携帯電話共に、社内の通話が多いのか、それとも社外の通話が多いのか、また、その利用頻度などを調査します。
  
  
• どこからどこへの通話が多いのか調査する
  同様に、固定電話から固定電話、固定電話から携帯電話など、どこからどこへかけることが多いのかの調査も必要です。
  このように、さまざまなポイントから調査を行い、そこから無駄や効率化できるところはないかを見つけ、対策していくのがポイントです。

電話料金のコスト削減の選択肢

電話料金のコスト削減を実施する具体的な方法として、主に次の選択肢があります。

料金プランの見直し

固定電話も、携帯電話も、基本の料金プランが設定されているものです。その料金プランは妥当かどうか、利用調査を行った結果をもとにチェックします。その上で、適切な料金プランを選び直します。場合によっては「かけ放題」などのプランに加入したほうがコスト削減できる場合もあります。
また法人一括契約は、一般的に割引が適用されることが多いため、利用を検討してみましょう。

通信キャリアの再検討

利用している携帯電話のキャリアを見直すことも一つの方法です。キャリアを乗り換えることで、コスト削減ができることもあります。

固定電話の利用をなくして、携帯電話に統一する

特に通話料で割高になるのは、固定電話から携帯電話への通話です。単価が高くなるためです。そのため、固定電話から携帯電話にかける通話回数を減らす対策が一つ考えられます。また固定電話をなくして携帯電話に統一し、かけ放題プランを利用すると、かえって通話料が削減できることもあります。

クラウドPBXの利用・スマートフォン内線化

近年、電話回線に変わるインターネット回線を用いたIP電話の利用が進んでいます。IPネットワークを用いた通話は通話料が一定であるため、コスト削減が期待できます。電話回線の交換機を「PBX」と呼びますが、そのPBXをクラウド上で構築する「クラウドPBX」であれば、電話回線工事の必要がなく、PBXにかかる費用が発生しないため、導入コストも抑えることができます。
またクラウドPBXは、インターネット回線につながるさまざまな端末に、専用アプリのインストールを行うことで、すぐに接続機器として使用できます。固定電話だけでなく、例えばスマートフォンを接続することもできるのです。これは、スマートフォンの内線化ができるということです。テレワークや外勤営業であっても、内線通話が可能となり、通話料がかかりません。また、社員は私物のスマートフォンにアプリをインストールすれば通話ができるため、社用携帯の貸与が不要になります。また固定電話機の台数も減らすことができるでしょう。この点も、コスト削減ができる理由です。

電話料金のコスト削減は「クラウドPBX」がおすすめ

電話料金のコスト削減に取り組むには、大幅なコスト削減が期待できるクラウドPBXの利用がおすすめです。先にクラウドPBX導入によるコスト削減のメリットをご紹介しましたが、それ以外にも次のようなメリットが期待できます。

クラウドなのでスピーディーに導入できる

クラウドサービスであることは導入コストを抑えることができる上に、導入工事の時間と手間の削減にもつながります。

場所・端末を選ばず接続が可能

クラウドPBXは、場所や端末を選ばず接続できるため、モバイルデバイスでテレワーク中や外出先、出張先での活用もできます。

会社の代表電話番号から発信可能

社外からでも、会社の代表電話から発信できるため、顧客との通話もスムーズに行うことができます。

電話番号をそのまま引き継げるサービスも

これまでの会社の固定電話回線に利用していた電話番号が、クラウドPBXに切り替えても引き継げる場合があります。その場合、顧客や取引先への番号変更の通知が不要になり、これまで通り電話を利用できます。

まとめ

現在、コスト削減の必要性が増す中、電話料金は見直しの余地があります。特にクラウドPBXの利用は、コスト削減はもちろんのこと、新しい働き方、スマートワークを推進するなどの多くのメリットも期待できます。

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