固定電話をスマホで受けるには？スマホで外線・内線を受ける方法をご紹介

オフィスの固定電話のよくある課題

企業や団体は今、オフィスの固定電話について、次のような課題を抱えています。

●会社宛ての固定電話の着信を受けられない
テレワークに移行する企業が増えている昨今、オフィスに出社するメンバーがいないと、固定電話へ着信があってもその場では受けられない状況になっています。自動転送や取り次ぎなど何らかの対処が必要になっており、それに伴いオフィス出社の社員は電話対応の業務負担が増える事態にもなっています。

●個人スマホを業務に利用すると電話番号を取引先に伝えにくい
テレワークを導入しているが、バックオフィス側の社員には社用携帯が支給されないなどで、やむを得ず個人スマホを業務で利用している場合もあります。取引先に個人番号を教えるのはためらわれますが、会社の整備が追い付かない場合など、いたしかたないケースも多いです。

このように、テレワークが浸透によって従来の固定電話での対応には課題が見えてきています。これらの課題への主な解決策として、固定電話への着信をスマホで受ける方法を選ぶ企業が増えてきています。

固定電話への電話をスマホで受けるメリット

固定電話への着信を、スマホで受ける場合は、どのようなメリットがあるのでしょうか。

●テレワークが実現しやすくなる
固定電話に取引先などから着信があった際も、在宅でも電話が受けられるので、テレワークが実践しやすくなります。また、営業担当者などの外回りや出張等の移動の多い社員も、外出先でも電話が受けられるようになります。これにより、取次や保留による取引先などのストレスを減らすことができるでしょう。

●携帯電話での対応が不要になるので、ビジネスでの信用が得られる
個人もしくは企業が提供した携帯電話で取引先と連絡を取り合う方法もありますが、一般的には信用されにくい面がまだ残っているところがあり、 相手によっては携帯番号からかかってきた場合は、不審に思い着信に出てもらえないこともあり ます。固定電話で発着信ができれば、テレアポなどの信用が重要になる業務でも、在宅で行うことが可能です 。

●通話料負担や時間外対応などのデメリットの解消
私用の携帯電話を利用する場合に、スタッフ間の通話が有料になったり、就業時間外の対応を余儀なくされたりの支障が出ることもあります。固定電話をスマホで受けることができれば、これらの課題が解消されます。

固定電話への電話をスマホで受ける方法

このように多くのメリットがありますが、スマホで固定電話を受けるには、どうすればいいのでしょうか。その方法をご紹介します。

●スマホへ転送する転送サービスを利用する
固定電話をスマホに転送する方法です。転送サービスはNTTなどほとんどの事業者が提供しているため、新たに別の業者と契約する必要はなく、サービスに申し込むだけでできるため、一番手軽にスマホで受けられる方法です。
しかし、この方法では受信はできますが、発信はできません。そのため、発信するときにはスマホの番号を利用しなければなりません。
また、基本料金に加えて転送サービス自体にも費用がかかる上、転送のたびに転送通話料金が発生するため、転送の回数が多くなるほど、月額の通信料も高額になってしまいます 。

●電話の取次ぎサービスへ委託する
会社電話の取次ぎ代行やコールセンターなどに委託する方法です。しかし、この方法は対応可能な範囲が限られる点や機会損失につながる可能性がある点、コストパフォーマンスが良いかどうかは疑問が残る点などの複数のデメリットもあります。

●クラウドPBXを導入する
クラウドPBXを導入する方法です。クラウドPBXとは、オフィスビルや施設内に設置するPBX（Private Branch eXchange）と呼ばれる構内交換機をクラウド化することによってインターネット上で通話ができるようになる仕組みです。クラウドPBXであれば受信・発信の両方が可能になるため、メリットが大きいといえます。

クラウドPBXは契約後であればアプリをダウンロードし、設定するだけですぐに使えるため、新たに電話機を購入する必要はありません。また、サービスによってFAX 機能や連絡先登録、電話番号表示などさまざまな機能があり、一般的な固定電話に備わっている機能はほとんどが備わっています。

そのため、テレワーク用や外出用など自社の使い方に合ったクラウド PBX を選ぶことができます。
また、一般的には通話料金や安くなることが多く、コスト削減にも繋がります。一方で、インターネット回線での通話になるため、接続状況によって通話品質が異なってしまいます。使用先のWiFi環境でも使えるか、よく確認しましょう。
もし可能であれば、無料トライアルも検討してしっかり比較したほうがいいかもしれません「Microsoft Teams」というMicrosoft社のコミュニケーションツールに対応したクラウドPBXもあり、「Microsoft Teams」で外線の発着信も可能です。普段から業務でMicrosoft 365を利用している場合には、すぐに対応ができます。

この3つの方法のうち、最もおすすめなのは、メリットが大きく、現代の働き方に最も合ったクラウドPBXを導入する方法です。

• 関連コラム：クラウドPBXとは？スマホ内線化により働き方改革などメリット多数

まとめ

このハイブリッドワークが定着しつつある今の時代、オフィスの固定電話の着信を受けたい場合には、スマホで受けるのが一般的になってきています。中でも、クラウドPBXを利用することは受信も着信も行うことができる便利な方法です。

普段からMicrosoft 365やTeamsをよく使っており、コミュニケーションツールを統合したい方はMXモバイリングがご提供するMicrosoft 365のTeams上で外線通話ができるサービス「Direct CallingTM for Microsoft Teams」によって簡単に利用が可能です。

それ以外の方は、当社のクラウドPBXによってスマホをビジネスフォンとして利用できる内線化サービス「iスマートBiz」がおすすめです。

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