働き方改革~ITツールを活用し残業時間を削減

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働き方改革関連法が2019年4月より順次、施行されています。大企業、中小企業同時に始まった働き方改革関連法もありますが、「時間外労働時間の上限規制」については、中小企業はまだ施行されておらず、2020年4月からとなります。
これに備えて、中小企業は今後、残業などの時間外労働時間削減のための施策や、それによる生産性向上が、ますます急務となってきます。このような中、一つの有効な解決策としてご提案したいのが、ITツールの活用方法です。その具体的な方法をみていきましょう。

1.2020年4月から新たに中小企業にも施行される「時間外労働時間の上限規制」

2018年6月29日に可決成立し、同年7月6日に公布された働き方改革関連法は、2019年4月より大企業、中小企業ともに順次施行されています。

働き方改革の大きな検討テーマの一つが「長時間労働の是正」です。時間外労働時間の上限規制や労働時間の客観的な把握、年次有給休暇の年5日間の取得義務付け、月60時間超の残業の割増賃金率引き上げなど、さまざまな内容がすでに施行されていますが、このうち中小企業については開始時期が繰り下げられていた時間外労働時間の上限規制が、2020年4月から施行されます。

残業時間の上限は原則として「月45時間・年360時間」とし、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることはできなくなります。

また、臨時的な特別の事情があって、労使が合意する場合でも、「年720時間以内、複数月平均80時間以内(休日労働を含む)、月100時間未満(休日労働を含む)」を超えることはできません。また、原則である月45時間を超えることができるのは、年間6ヶ月までとなります。

これに違反した場合には、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金という罰則が科される恐れがあります。

2.今からでも始められる業務改善の具体的対策

2020年4月からの、時間外労働時間の上限規制の施行に向け、中小企業が対応できる具体的対策として、ITツールを活用する3つの方法をご提案します。

1.モバイル・タブレット端末に関する導入・運用業務の削減
働き方改革として、在宅ワークを始めとしたテレワークを導入することで、業務効率化や柔軟な働き方の推進などに取り組む企業は多くあります。
この取り組みの一環として、IT環境を整備しようとモバイル・タブレット端末を社員一人一人に貸与するケースもあります。
しかし、社員がすぐにITツールを使えるようにするためには、アプリのインストールやセキュリティ設定など様々な初期設定業務が発生し、IT部門の業務時間は圧迫されてしまいます。

●LCMサービス
このような課題は「LCMサービス」で解決することができます。LCMとは「Life Cycle Management」のことで、PCやモバイルデバイスなどについて『調達・導入・運用・廃棄』というライフサイクル全体を管理する仕組みを指します。このLCMを代行するサービスにアウトソーシングすれば、個々の業務に集中できます。

LCMサービスの内容には、デバイスの調達、初期設定、アプリケーション等のインストール、利用者への配送代行などのほか、日々の運用におけるサポートも含みます。管理者サポートやユーザーサポート、24時間365日のMDM運用代行、請求代行、受発注業務などに対応可能なサービスもあります。LCMサービスを活用することにより、社員からの問い合わせ対応に追われることなく個々の業務に集中でき、残業時間の削減につながります。

2.情報管理の属人性を排除し生産性を向上
業務効率を上げ、生産性を高めながら労働時間を削減するためには、情報をいかにスムーズに共有できるかが重要になります。各自が情報を取り出して業務を行い、新たな情報を社内に共有するという流れの中で、特に情報管理については重要です。

なぜなら、例えば複数のシステムや共有フォルダにファイルが散在し、資料がどこにあるかが分からず、それを探すのに必要以上の時間がかかるといった状態であれば、労働時間削減の妨げになってしまうためです。

●Office365
こうした情報管理と情報共有の課題を解決する方法の一つが、Microsoftの「Office365」を利用する方法です。
Office365とは、簡単に言えば、WordやExcelなどの使い慣れたOffice製品をクラウド環境で利用できるツールです。加えて、従来のメールやスケジュール管理、ファイル共有、在席チャット、社内ソーシャル、Web会議をすべて統合することができます。
Office365では非公開のソーシャルネットワークと共同作業をしたり、電子メールを送受信したり、予定を登録して組織内外のユーザーと共有し、会議の計画をしたりすることも可能です。
情報管理の不徹底や属人化などで多くの時間を費やしていた中、スピーディーな情報取得と、社内関係者とのスムーズな情報共有が可能となることから、残業時間削減にもつながります。

3.多様なコミュニケーションツールの活用でコミュニケーションコストを削減
拠点が複数分散している場合やテレワーク下においては、遠隔同士のあらゆるコミュニケーションニーズが生まれます。従来のメールや電話だけではカバーしきれない、さらに効率的なコミュニケーション方法が必要になってきます。

インスタントメッセージ、音声・ビデオ通話、オンライン会議といったさまざまな方法がありますが、それらを導入してもうまく活用することができなければ、かえってコミュニケーションコストがかさみ、労働時間も増えてしまいます。

●Skype for Business
こうしたコミュニケーションに関する課題を解決する一つのツールが、「Skype for Business」です。音声・ビデオ通話、オンライン会議ができるほか、組織内外のメンバーの在席状況が分かったり、インスタントメッセージを送受信したりすることもできます。いわば、あらゆるコミュニケーションニーズを解決し、スピードアップさせるツールといえます。

遠隔地にいる相手とコミュニケーションを取りたいときに、在籍確認機能で相手の状況が判断できるので、インスタントメッセージ、音声・ビデオ通話、オンライン会議のうちから相手の状況に合わせて適切なツールを選択することで、相手との距離を感じることなく最適な連絡手段を使い分けることができます。これにより、コミュニケーションコストも削減できます。Web会議では資料の共有も可能になり、情報共有もスピーディーかつ、スムーズに行えます。

まとめ

中小企業は、2020年4月から施行される「時間外労働時間の上限規制」への対応に迫られる中、早期からITツールを活用した施策を打つことで、万全の準備を整えることができます。
MXモバイリングでは、LCMサービス、Office365、Skype for Businessについて対応するサービスをご提供しております。これらのサービスを活用し、労働時間削減を実現した企業の事例もございますので、ぜひお困りのことがございましたら、お気軽にご相談ください。

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