ビジネスチャットのメリットとは？選び方のポイントもご紹介

最終更新日: 2023.02.20

テレワークが浸透し、働き方の大きな変化が起きた中、従業員同士や取引先とのコミュニケーションに、ビジネスチャットの活用も進んでいます。従来の電話やメールにはない利便性や手軽さ、スピードなどの利点から、ビジネスチャットはもはやビジネスには欠かせないツールとなっています。
そこで今回は、これからビジネスチャットを導入する際に役立つ、ビジネスチャットのメリットや選び方のポイントをご紹介します。

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、チャットツールのビジネス版です。チャットとは、インターネット上でリアルタイムにテキストによるやりとりができるコミュニケーションツールのことです。ビジネスチャットは、広い意味では、そのチャットをビジネスに利用することを指しますが、近年はビジネスに利用できる便利な機能を備えるビジネス用に特化したチャットツールが複数登場していることから、そうしたツールのことをビジネスチャット（ビジネスチャットツール）と呼ぶのが一般的です。

●ビジネスチャットの必要性
なぜビジネスにチャットが必要なのでしょうか。ビジネスチャットが利用される前は、電話やメールでのコミュニケーションが一般的でした。

電話はリアルタイムに相手と直接話すことができる一方で、不在やつながらない、相手の作業を中断させてしまうという課題がありました。また、音声のみの通話では文字として残らない点も課題です。
メールは、相手の都合に合わせて開封・閲覧ができますが、一方通行になりがちで、場合によっては情報伝達に時差があります。

これらの課題を解決できるのがビジネスチャットです。ビジネスチャットは、リアルタイムかつ双方向にコミュニケーションを取ることができ、相手がデバイスの前に不在であっても、通知が届きメッセージを残しておくことができるので、相手の都合に合わせてメッセージを閲覧、返信することができます。

また、すぐに、相手にちょっとした確認をしたいけれど電話をするほどではなく、メールだと相手の確認・対応が遅くなるといった場合に、チャットであれば手軽かつ即座に確認ができます。テレワークが浸透した今、オフィスでの何気ない会話や相談の代替としても便利に活用できるのがビジネスチャットです。

ビジネスチャットの導入メリット

ビジネスチャットは、まさに現代のビジネスに適したコミュニケーションツールの一つといえます。では、ビジネスチャットを導入することで、具体的にどのようなメリットが得られるのかをご紹介します。

●手軽で迅速なコミュニケーションが可能
先述の通り、ビジネスチャットは手軽かつ迅速なコミュニケーションが可能です。特に簡便な内容に適しています。一方で余計な雑談が起きやすいことをデメリットとして捉えられることもありますが、使い方のルールを決めて運用することで、そういった問題は起きにくくなります。

●場所と時間を選ばず、情報共有しやすくなる
ビジネスチャットは、PCのほか、スマートフォン、タブレットなどのモバイル端末にも対応していることが多いため、場所と時間を選ばずに相手とつながることができます。社員同士のコミュニケーション活性化のほか、プロジェクトチームなどの特定のメンバーでグループチャットができるなど、互いに情報共有がしやすくなることで、業務効率化、生産性向上につながります。

●強固なセキュリティを実現しやすくなる
ビジネス向けに作られたツールであれば、ビジネスに必要な強固なセキュリティを備えているのが一般的です。社内はもちろん、社外の人とも安心してコミュニケーションの取れる、暗号化やSSL通信、端末認証、ユーザー管理、IPアドレス制限などのセキュリティが備わっています。

●ファイル添付・タスク管理機能で業務効率化
多くのビジネスチャットは、ビジネスで頻繁に必要となるファイル添付やタスク管理・共有機能が備わっており、業務効率化にもつながります。

●チャットのログを活用できる
チャットは会話のログを残すことができるので、業務効率化につながるほか、会社の資産にすることもできます。

ビジネスチャットの選び方のポイント

ビジネスチャットを導入する際は、複数の候補がある中から、ぜひ優良で自社に適したビジネスチャットを選びたいものです。そこで、ポイントとなる選び方をご紹介します。

●直感的な操作性があり、誰でも使いやすい
社内・社外の幅広い人が利用するビジネスチャットを選ぶ際には、誰でも使いやすい、直感的に操作できるビジネスチャットがおすすめです。スムーズなコミュニケーションが実現すれば、業務効率化につながります。

●スマートフォン・タブレットなどデバイスを選ばず利用できる
ビジネスチャットは、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でも利用できるほうが、移動中や現場での作業中もコミュニケーションを促進します。

●セキュリティが強固
機密情報を含む文言やファイルを扱えるよう、導入するなら、セキュリティが強固なビジネスチャットである必要があります。

●導入しやすい
導入のしやすさも重要です。例えば、既存の情報共有ツールと連携できる、既存のツールをそのまま活用できるなど、他のツールを入れる必要がないということも優先順位を上げたい選定条件です。

●Web会議も可能
最近では、ビジネスチャットの中でも、Web会議が可能なものが多くなっています。文字だけのコミュニケーションでは足りないという場合に、映像と音声でのコミュニケーションが可能なツールは、特に対面会議のむずかしいテレワーク時におすすめです。

ビジネスチャットを選ぶ基準を紹介してきましたが、選び方の大前提として、自社の環境や目的に合ったものという基準で選定することが大切です。

まとめ

ビジネスチャットは、テレワークが定着するといわれている今後、さらに重要性を増してくるツールといえます。導入する際には、ぜひ自社に合ったもの、必要な機能がそろったものを選定しましょう。

中でも、おすすめのビジネスチャットが「WowTalk（ワウトーク）」と「Microsoft Teams」です。

WowTalkは、直感的な操作性を持ち、PCのほか、スマートフォンやタブレットなどに対応しており、導入も簡単スムーズに行えます。トーク・タイムライン・通話の3機能を実装しており、さまざまな方法でコミュニケーションを取ることができます。さらにタスク管理機能も完備されており、管理画面から簡単な操作で企業ポリシーに即した個人単位のセキュリティ設定が可能です。複数人ビデオ通話機能もあるため、テキストだけでは情報共有がむずかしい場合や、対面会議の代替としても利用可能です。

Microsoft Teamsは、Microsoft 365のアプリケーションの一部であり、PCのほか、スマートフォンやタブレットでも利用することができるツールで、ビジネスチャットに必要な機能を一通り備えています。強固なセキュリティを備え、Web会議機能、タスク管理機能も有します。さらに、ファイルの共同編集も可能で、業務効率化を促進します。

Microsoft Teamsは、Microsoft 365の新規導入を考えている場合には特におすすめです。Microsoft 365を導入すれば、使いなれたWordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft製品を場所と時間を選ばず利用しながら、どのデバイスでも業務ができることから、業務効率化と生産性向上が期待できます。一方、ビジネスチャット単体での導入なら、WowTalkがおすすめです。

MXモバイリングでは、WowTalkとMicrosoft Teams（Microsoft 365）どちらも導入サービスをご提供しておりますので、お気軽にご相談ください。