With コロナ時代~テレワークにて生産性を落とさない秘訣~ ③テレワークを成功させるアナログなコミュニケーションの実現方法

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コロナ禍の影響でテレワークの普及が加速する中、業務の生産性をいかに落とさず、従業員が各自、業務を遂行できるかが重要になってきています。
そのような中、テレワークにおいて高いパフォーマンスを発揮する「Surface」、社内PCの遠隔操作ができる「Remote View」、そしてチームのコラボレーションを円滑にする「Microsoft Teams」の3つを併せてうまく活用することで、ストレス無く、質の高いテレワークを実現することが出来ます。

これらがなぜテレワークに有用なのか、四回にわたってご紹介するコラム、第三回目の今回は、「Microsoft Teams」を用いたテレワークのコミュニケーション課題を解決する方法をご紹介します。

テレワークで課題となる2つのコミュニケーション

コロナ禍で多くの企業がテレワークを実施していますが、コミュニケーション面においては、社内、社外それぞれに課題があります。

1.社内コミュニケーションの課題
これまでのオフィスでのやり取りのように、ちょっとした立ち話でのコミュニケーションなどはテレワークでは行うことができず、多くがメールやチャットツールなどを通したコミュニケーションとなりました。そこで、次のような課題が生じています。

・相手の表情やリアクションが見えないため、十分に話が伝わっているか確認しづらい。
・上司・部下、社員同士など、互いにどの業務を行っているのか、どんな動きをしているのか見えづらい。
・チームで進める必要のある業務の場合、メンバー間で連携がとりにくい。
・メール等の文章を考えるのに時間がかかる。
・メールやチャットの文面だけだと、冷たさを感じる。
・オフィスで交わしていた雑談などのちょっとした会話がなくなる。

2.社外コミュニーションの課題
日本のビジネスでは、商圏が狭いこともあり、『直接会って話す』ということを大事にする文化が根付いています。そして商談を成功させる重要な要素の一つに、商談相手の声のイントネーションや表情、リアクションなどから読み取るものがあります。
しかし、テレワーク状況下では直接、顧客と会えないことで、これらの非言語要素がとらえられず、こちらからの提案などに対する相手の反応が見えづらいため、商談が進めにくくなったなどの課題が生じています。

ツール活用により生まれている課題

上記のような課題を解決するために、さまざまなコミュニケーションツールが出てきています。

チームのコミュニケーションに対しては、多様なチームコラボレーションツールが登場し、その機能も多岐に渡り、テレワークにおける業務をよりスムーズに実現できるようになりました。

例えば、複数のメンバーで連携して進める業務も、チャットツールはもちろんのこと、グループウェアを併用することで、タスク漏れの防止や進捗確認もしやすくなります。またデータの共有もファイル共有システムを使えば容易です。

顧客とのやりとりにおいても、進化するweb会議システムにより、対面で会議をするかのように円滑にweb上で打ち合わせが行えるようになっています。例えば、スマートフォンなどPC以外のデバイスからも簡単にweb会議に参加可能なものや、資料を共有したり、ホワイトボードに議題や議論を書いたりして、参加者全員が同一のものを閲覧しながら進められる機能を持つものなどが登場しています。

一方で、ツールの進化に追いつけないユーザーがいるのも事実です。

テレワークの導入をコロナ以前に推進し、コミュニケーションツールを利活用して、ツールそのものを進化させていったアーリーアダプター層は、ITリテラシーが比較的高い人が中心でした。しかし、コロナによるテレワーク一斉導入では、ITリテラシーの高くない人も含めて、すべてのユーザーが使えるツールを用いる必要が出てきています。つまり、ツールに対する「慣れ」も課題の一つとなっているのです。

誰もが使いやすいツールを選ぶことがテレワーク成功の鍵

従来は、社内・社外の相手と"直接会う"ことで問題なく行われていたコミュニケーションが、テレワークによって難しくなり、コミュニケーション手段にも変化が求められています。従来と同じように、テレワークでもスムーズにコミュニケーションを行うには、最適なツールの活用が必要不可欠となります。

一方で、そのツールは、誰もが簡単に使えるものである必要もあることから、テレワークでオフィスや客先で行っていたようなコミュニケーションを従来のように実現するには、ツール選びが非常に重要になってきます。

●誰もが簡単に利用できる「Microsoft Teams」
さまざまなチームコラボレーションツールの中でも、チームコラボレーションとテレビ会議の両方の機能を備え、多くのユーザーに支持されているのが、Office365・Microsoft 365のツールである「Microsoft Teams」です。

Microsoft Teamsには、チーム内のコミュニケーションをスムーズにし、使いやすい機能が多く搭載されています。例えば、1対1やグループでのチャットを直感的な操作で行えるチャット機能、通話機能、複数人のグループでテレビ会議を行うことができる会議機能、Word、Excel、PowerPointといったOffice主要ソフトとの親和性が高く、ユーザーが共同編集できる機能、グループ内で手軽に誰でも編集できる共有機能「Wiki」などは注目です。
また、通常、複数のツールの利用が必要であるところを、Teamsであれば1つのツールで複数の機能が利用できるため、覚えることが少なくて済むという点も、誰もが使いやすいツールである大きな要因といえます。

●「Surface」で直接のコミュニケーションに近しい品質を実現
Microsoft Teamsは、「Surface」と併用することで、より直接のアナログコミュニケーションに近しい品質を実現することが可能です。高精度フロントカメラと、離れた音声をクリアに取り込むことができるスタジオマイクを搭載したSurfaceをデバイスとして利用することで、まるでリアル会議のような品質でオンライン会議を実施することができるのです。

まとめ

テレワークの成功に欠かせない社内外のコミュニケーション品質は、従来同様のアナログなコミュニケーションを、誰もが使いやすいツールによって、いかに実現できるかということが重要なポイントになります。そして、そのためのチームコラボレーションツールとしてMicrosoft Teams、デバイスとしてはSurfaceを活用することにより、大きく実現に近づけることができます。

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