進むテレワーク・在宅勤務の効率化のポイント

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新型コロナウイルスの影響もあり、多くの企業において、従業員の在宅勤務を中心としたテレワークが求められています。そこで大きな課題となるのが、社内コミュニケーションに関する環境整備です。ビジネスチャットやWeb会議、資料の共有など、あらゆるツールを駆使することにより、効率的に在宅勤務を行える環境を作ることが可能です。今回は、在宅勤務をはじめとしたテレワークの効率化のポイントをご紹介します。

1.進む在宅勤務制度~テレワークとは?

近年、働き方の多様化や「働き方改革」の浸透などから、テレワークへの注目が高まっています。特に近年、労働基準法などの改正を受け、残業時間の削減や有給休暇の取得推進などの必要性から、テレワークを検討する企業が増加しています。

その他の背景として、スマホやタブレット等のモバイル端末を中心とした情報通信機器の発達や、通信のブロードバンド環境が整ってきたことから、セキュリティ面や運用コストの課題も解決されつつある点も挙げられます。

また、直近では新型コロナウイルスの影響から、在宅勤務化が急務となっており、さらに急速にテレワーク浸透が進んでいます。

テレワークとは、「テレ(Tele)=離れたところ」「ワーク(Work)=働く」を意味し、ICT(情報通信技術)を活用して、場所や時間を有効に活用する柔軟な働き方のことを指します。

テレワークには、大きく分けて3つの種類があります。


●テレワークの3つの種類

1.在宅勤務
オフィスに出勤せず、自宅を就業場所とする勤務形態です。通勤負担が軽減されることで、さらに時間を有効活用できます。ワーク・ライフ・バランスの実現や、育児・介護期のキャリア継続の実現にも寄与します。

2.モバイルワーク
交通機関の車内などの移動中、顧客先、カフェなどを就業場所とする働き方です。業種によっては、わざわざオフィスに戻る必要がないため、無駄な移動時間も削減でき、生産性向上が期待できます。

3.サテライトオフィス勤務
オフィス以外の、他のオフィスや遠隔勤務用の施設を就業場所とする勤務形態です。サテライトオフィスが自宅に近い場所にあれば通勤時間の削減につながります。また、複数の企業がシェアする共用型の「シェアオフィス」や「コワーキングスペース」などを利用するケースも含まれます。企業同士の情報共有や協業の可能性などのメリットがあります。

2.テレワークの効率化や成功のポイントとは?

テレワーク化に当たり、多くの企業が課題を感じていることの一つが、社内コミュニケーションを中心とした環境整備です。これまでオフィスで行われていた従業員同士のコミュニケーションを含む業務が、テレワークでも同様に、かつ効率的に行われなければ成功とはいえません。

テレワークを効率化させ、成功につなげるためには、まず作業環境を従来のオフィスと同じようにすることが重要になってきます。

例えば、「Office365・Microsoft 365」を導入することで、それを簡単かつスピーディーに実現することができます。「Office365・Microsoft 365」を使用すれば、従業員はいつでも、どこでも、これまでと同様に業務を実施することができます。

「Office365・Microsoft 365」導入により、具体的にどのツールを用いると、従来のオフィス同様の業務をテレワークで効率的に実現できるか見ていきましょう。

●メールと予定の確認~「Exchange Online」
従業員は「Exchange Online」を用いれば、メールの送受信やスケジュールの管理・共有などがスピーディーに行えます。スマートフォンでもメールの送受信が可能となり、異なるデバイスにて送受信したメールデータは常に同期されるため、どのデバイスでも共通の最新メールデータが確認可能になります。

●口頭でのコミュニケーション~「Microsoft Teams」
報告・連絡・相談・確認・雑談など、オフィス内で取り交わされていたあらゆる口頭でのコミュニケーションを、「Microsoft Teams」のチャット機能により実現できます。

●会議~「Microsoft Teams」
「Microsoft Teams」は、従来の会議室で行われていた会議を、各自離れた場所からでも、WEB会議で円滑に進めることが可能です。WEBカメラで画面、マイクで音声を共有すれば対面での会議に近づけることができ、Web会議では、会議に参加しているメンバー内でデスクトップ共有やファイル共有・共同編集も可能となります。

●資料の共有~「SharePoint」
これまで紙などで共有していた資料も、「SharePoint」を用いることにより、Online上で共有・共同編集が可能です。便利な検索機能でスピーディーに目的の情報にたどり着くことができます。また、常に最新版の資料を確認できるのも利点です。さらに、ユーザーやグループごとにアクセス・編集権限を設けることができるので、必要なメンバーによる情報共有が可能になります。

このように、「Office365・Microsoft 365」は従来のオフィスでの業務や社内コミュニケーションを遠隔でも無理なく実現することによって、テレワークを効率化します。

3.まとめ

在宅勤務等、テレワーク化が進むことにより、多くの企業が多くの課題に直面していますが、そんな中でも、環境整備に関する解決策は、十分に揃っています。
MXモバイリングでは、長年にわたり「Office365・Microsoft 365 導入・運用支援」サービスを提供してきております。テレワーク化でお困りの際には、どのようなことでもお気軽にご相談ください。

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