Withコロナ時代~テレワークにて生産性を落とさない秘訣~ ④課題の多いWeb会議を成功させる鍵とは?心構えやツールの選び方をご紹介

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新型コロナウイルス感染拡大を受け、テレワークに切り替えたものの、多くの課題が挙がっており、その解決に日々奮闘している企業も多いでしょう。

その中でも、チームを結びつけ、生産性を上げるために重要な役割を果たし、商談ツールとしても利用されるWeb会議には、多くの課題が挙がっています。

そこで今回は、Web会議の課題を解決し、成功させるための心構えと適切なツール選びのポイントをご紹介します。

便利な一方、課題も多いWeb会議

テレワークが急速に進む中、Web会議が一般的となり多くの企業で導入されています。

Web会議が普及したことで、訪問先へ行く時間が削減できたり、テレワーク環境においても気軽に社内コミュニケーションが取れたり、ペーパーレスで資料が共有できたりと多くのメリットを享受できた一方で、いくつかの課題を感じているケースも多くあります。

●画像や音声が途切れる
Web会議は、インターネット環境が不安定である場合や、端末やルーターが古いといった場合に通信の品質を下げることがあります。

●大人数になると発言数が少なくなる
Web会議では、参加人数が多いほど同時に発言すると混乱するため、メンバーは遠慮して、より発言数が少なくなる傾向があります。また、もともと会議で発言が不活発なチームにおいては、Web会議特有の発言のしにくさが影響し、さらに会議での発言が少なくなる傾向もあります。

●対面よりも伝わりにくいと感じるときがある
Web会議中、対面の会議よりも話や意思、感情が伝わりにくいというのは誰もが感じたことがあるのではないでしょうか。カメラの画質などにもよりますが、対面の会議と比べれば、参加メンバーのリアクションがわかりにくいのがWeb会議の欠点といえます。対面の会議では、メンバーのちょっとした表情や動作で話の理解度がなんとなく読み取れたものの、Web会議ではそれが分からず、「メンバーが理解していないのに先に話を進めてしまう」「メンバーはとっくに同意しているのに、同意していないと勘違いし、同じ話を繰り返す」といったコミュニケーションロスが起きることもあります。

●在宅におけるプライバシーの確保がむずかしい
在宅勤務の場合に、Web会議中、カメラに自宅風景や家族、ペットが映り込んだり、マイクには子どもやペット、テレビ、外の騒音などが入り込んだりすることがあり、プライバシーの保護がむずかしい点も課題としてあります。

Web会議を成功させるための心構えと適切なツール選び

Web会議を実施しながら、前述のような課題を感じたら、解決の一歩として、まずWeb会議を行う上でのルールや心構えを会議に参加するメンバー間で共有することが重要となります。

●始める前に接続テストを行う
Web会議システムを初めて使う場合や、初めてWeb会議に参加するメンバーがいる場合は、接続テストを行いましょう。画質、音質などを実際に話をしながら確認する作業は、本番のWeb会議の備えになります。画面共有やミュート機能、チャット機能などが正常に動作するかの確認も行いましょう。

●事前に議題と資料を共有しておく
Web会議は意思の疎通にハードルがあることを前提として、会議の議題は必ず事前にメールなどで共有し、会議中に使用する資料がある場合は事前に配布し、全員が目を通しておくルールにすると、本番のWeb会議がよりスムーズに進むでしょう。

●会議資料を画面共有しながら会議を進める
Web会議システムによっては、画面共有ができるものがあるため、資料を共有しながら会議を進めることで、会議がスムーズに進みます。リアル会議で有効なホワイトボードを、Web会議でも使えるオンラインホワイトボードを利用するのも一つの方法です。

●チャット機能を利用する
ほとんどのWeb会議システムにはチャット機能があります。Web会議中に発言のタイミングを逃したり、通信の不具合などで声が聞き取れなかったりしたときに、チャットで報告するなどのルールを作ることで、Web会議のコミュニケーションロスを防止できます。
会議のファシリテーターやリーダーなどの進行役が常にチャットに目を配り、チャットでの重要なコメントを取り上げながら会議を進めることで、有意義な会議になるでしょう。

●こまめに相づちを打つルールにする
Web会議中は、誰かが話している最中、普段よりもこまめに相づちを打つルールを作るのも一つの方法です。少しオーバーリアクションを取って相手にわかりやすく示すようにすることも有効です。

●Web会議中は他の作業をしないルールを作る
Web会議中、PCでWebサイトを閲覧したり、資料を作成したりといった他の作業を行うケースもあるかもしれません。たたでさえ、意思疎通がむずかしいなか、会議に集中していない参加メンバーが一人でもいるだけでWeb会議は成功からは遠ざかるでしょう。他の作業を一切しないルールを作るなども一つの方法です。

しかしながら、画像や音声の問題は、その場の対処法で解決できないことも多々あります。 Web会議システムは、資料の共有機能やチャット機能など機能面が充実していることも大事ですが、システム自体の品質の高さもWeb会議成功の重要な鍵となるため、Web会議システム選定時には、品質面で適切なものを選ぶことが重要です。

Web会議システム導入のポイント

では、Web会議システムを導入する際には、どのようなことに気を付ければ良いでしょうか。

Web会議システム導入時にはまず、導入の目的を明確にしておくことが必要です。

例えば、オンラインで顧客に対して営業活動を行う際は、音声や映像がクリアであることが重要となり、また資料の共有のしやすさなどもチェックすべきポイントとなります。
社内でのコミュニケーションツールとして使用するのであれば、多少、品質が落ちてもコストを重視するということもあります。

目的を明確にすることで、自社に合ったWeb会議システムを選定、導入することが可能になります。

その上で、次のポイントを確認しておくと万全です。

●Web会議システム導入時に確認すべきポイント
・通信は安定しているか
・画質や音質は十分か
・セキュリティは十分か
・サポート体制はどうなっているか
・必要な機能がそろっているか
・利用ユーザー数はどのくらいか

まず通信の安定性、画質や音質については最初の検討ポイントです。目的に応じてどのくらいのレベルの品質が求められるかは、実際に試してみることで判断しましょう。

そして最も重要なのは、第三者による不正アクセスや情報漏洩を防ぐ高いセキュリティです。Web会議システムによって、採用しているセキュリティは異なります。暗号化技術を用いているものや、パスワード入力による会議室への入室制限機能、IPアドレスの指定によるアクセス制限機能などを持つものもあります。

また、サポート体制も確認しておきたいところです。接続テストの段階でうまくいかない場合は事前にサポートに問い合わせて解決することができるかもしれません。また、万が一、Web会議中に不具合が起きても、即座にサポートが対応してくれれば大きな損失にはつながらない可能性もあります。商談など重要なシーンで使用する場合には特にサポート体制を重視したいものです。

チャット機能、画面共有機能、ホワイトボード機能、プライバシー保護になる機能など、必要な機能が付いているかも確認しましょう。

利用ユーザー数についても重要な選定要素となります。世界的に利用されているシステムであれば信頼が置けます。

●世界で75万社が導入する「Zoom」
この確認のポイントをすべてクリアしているWeb会議システムが「Zoom」です。世界で75万社が導入するWeb会議システムであることから、Web会議やオンライン商談を実施することになった際には、まず最初に名が挙がることも多いのではないでしょうか。

Zoomの1時間あたりのパケット通信量は他社のサービスと比較して少ないとされており、低速な通信回線でも動作することが評価されています。またZoomは、独自の圧縮技術で安定したビデオとクリアな音声を実現するため、Web会議で感じる品質面でのストレスが大きく軽減されます。

Zoomは映像、音声、画面共有を暗号化し、コンテンツを保護します。高度な暗号化標準であるAES256保護機能により、常にデータの安全を確保します。Zoomはセキュリティとプライバシー認証でも高い評価を受けているため、安心して利用できます。

また、Web会議中にチャットしたり、参加メンバーがお互いにプライベートにメッセージを送り合えたりする機能や画面共有機能、ホワイトボード機能、メンバーをグループ分けする機能など、Web会議を行う上での機能も豊富で、スムーズな情報共有が可能です。 さらにZoomはバーチャル背景を設定できる機能があるため、視覚的なプライバシー保護に役立ちます。

まとめ

Web会議システム利用時に課題を感じている場合は、まずはどのような課題があるかを洗い出し、現状のシステムにて解決策を実施するのをおすすめします。

もしそれでも課題が解決しない場合には、Zoomなどの優れたWeb会議システムに切り替えるといった方法も有効です。

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