オフィスサイネージを活用した社内コミュニケーションの改善

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働き方改革や新型コロナウィルスの影響によるテレワークの加速などにより、社内コミュニケーションの在り方も大きく変化しています。改めてその重要性や課題が浮き彫りになっている今こそ、ツールを見直す良い機会です。

今回は、社内コミュニケーションの重要性や課題、ツールの種類を挙げ、その中でもオフィスサイネージを利用することによるメリットや選び方をご紹介します。

社内コミュニケーションとは~その重要性や課題

社内コミュニケーションは、企業がビジネスで成功する上で欠かせないものです。

社内には、本社や支社、現場、上司や部下、同僚など様々な立場の人がおり、各社員や関係者が持つスキルや情報を共有することで、それぞれの関係を深め、安心して円滑に業務を進められる環境を作ることができます。社内コミュニケーションとは、各社員同士の関係作りにより、企業の成長につなげられるようにする取り組みのことです。

社内コミュニケーションが欠けてしまうと、業務が滞ってしまうだけでなく、顧客との信頼関係の悪化につながる恐れもあります。さらに、社員の視野が狭まり、スキルアップの機会が得られず、モチベーションの低下や不正行為などにもつながりかねません。日々、当たり前のように行われている社内コミュニケーションの改善は、非常に重要な取り組みであることがわかります。

●社内コミュニケーションの目的と種類

社内コミュニケーションの目的は「業務遂行・情報共有」のほか、「経営理念やビジョンの共有・啓蒙」「安全の確保」「社員同士の交流」「スキルの向上」など様々なものがあります。そのため、業務以外でも日常的な雑談や社内勉強会、懇親会、勉強会などのイベントを実施することで、社内コミュニケーションをより活性化することが可能です。

●社内コミュニケーションのメリットと課題

社内コミュニケーションの活性化をはかることで、生産性の向上、ミスの防止、顧客満足度の向上、社員のモチベーションや意識の向上、離職率の低下など様々なメリットが期待できます。

一方、社内コミュニケーションには課題もあります。従来から日本企業に根付く縦割りの組織による「部門の壁」や、テレワークなどで求められる遠隔コミュニケーション環境の不備、互いにやっている仕事が見えないことの不安やモチベーション低下などが、よく挙がる課題です。

社内コミュニケーションに活用されている様々なツール

昨今の大幅な環境変化により、改めて社内コミュニケーションの重要性が問われている中、特にコミュニケーションツールの活用は、社内コミュニケーションに大きな影響を与えると考えられます。またツール活用により、コミュニケーション課題の解決、改善につながることもあります。

従来は、電話やメール、FAX、掲示板、社内報などが活用されてきましたが、現在では、さらにコミュニケーションを活性化させる便利なツールが登場しています。例えば、ビジネスチャットやファイル共有ツール、タスク管理やプロジェクト管理ツール、オンライン会議ツール、社員のモチベーションを上げるようなコミュニケーションツールなどがあります。

●オフィスサイネージ

社内コミュニケーションツールとして、最近注目を集めているのが「オフィスサイネージ」です。オフィスサイネージとは、近年、広告や案内板などでよく見られるようになったデジタルサイネージを、社内の情報共有ツールとしてオフィスの受付やエレベーターホール、休憩室などの共有空間に設置するものです。これにより、社内で情報共有や業務の効率化が可能になります。

●オフィスサイネージのメリット

オフィスサイネージは、社員の目に入る場所に設置し、社員に周知したい情報を繰り返し配信することが可能であるため、情報に対して漏れなく意識付けを行うことが可能です。
ポスターなどの紙による掲示と比べて、張り替え作業や印刷の手間とコストを削減するほか、目を引きやすく、目に入りやすいというメリットもあります。

さらに、一斉メールなどと違い、PCレスの業務に従事している社員に対しても、平等に情報を届けることができます。

また、災害時などで口頭での情報伝達がむずかしい場合でも、画面に表示することで、安全かつ確実に情報を共有することができるメリットもあります。

オフィスサイネージを導入するなら簡単に活用できるものを

実際にオフィスサイネージを導入する場合に、どのようなデジタルサイネージを選ぶかによっても、大きく変わってくるものです。

デジタルサイネージにも種類があり、コンテンツの追加の際に、むずかしい操作や専門知識が必要となる場合もあります。オフィスサイネージを手軽で迅速な情報共有を目的に導入する際に、サイネージの扱い自体がむずかしいと、更新時間がかかるなど、不要な工数が発生してしまい、目的達成の妨げになってしまいます。

デジタルサイネージの選択には注意が必要であり、特に、簡単に使用できるものを選ぶことがポイントになります。

●手軽に活用できるデジタルサイネージ「Chat!サイネージ」

簡単かつ手軽にオフィスサイネージを始める場合に適しているのが、クラウド型デジタルサイネージサービス「Chat!サイネージ」です。対話形式の簡単な操作で使用できるので、導入後、すぐに運用開始できます。

配信・設定などの各操作はマルチデバイスに対応しており、外出中などPCのない状況下でも、スマホ・タブレットから配信や変更が可能です。

また、インターネット環境があればどこからでも情報発信が可能であるため、テレワーク環境でも使えます。

多拠点を有する場合も、サイネージをグループ化して配信先として設定することが可能であるため、手間なく簡単に、エリアごとに異なる情報発信ができます。 全社員への周知事項は総務部が全ディスプレイに一斉配信し、営業情報など各部門固有の情報は部門担当者が自部門近くのディスプレイへ個別配信するといったように、部門ごと、担当者ごとに活用するといった柔軟な運用も可能です。

まとめ

社内コミュニケーションは企業にとって欠かせない取り組みであり、昨今の大幅な環境の変化により、その重要性はますます上がっています。
オフィスサイネージは社内への情報伝達、周知に長けており、社内コミュニケーション活性化の有効な手段です。そして、導入する際は簡単に操作でき、スピーディーに運用開始できるものがおすすめです。Chat!サイネージにご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。

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