働き方改革~生産性を高めるコミュニケーションツールとは

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昨今、多くの国内企業では、積極的に働き方改革が進められています。働く場所と時間を問わないテレワークが浸透しつつある中、Web会議はもはや、コミュニケーションに必要不可欠なツールといえます。いま、求められるWeb会議システムの選び方を解説します。

1.働き方改革・リモートワークで問われるコミュニケーションの在り方

リモートワークや在宅勤務など、テレワークの普及により、生産性や業務の効率化といった効果が出ている一方で、コミュニケーションに課題を抱える企業も少なくありません。従来であれば、オフィス声をかけて相談出来たものが、オフィスと自宅など働く場所が分かれることによりタイムラグが生じたり、情報共有が不十分になる、意思疎通がうまくいかない、といった問題が発生しています。そのため、企業も対策を迫られており、総務省の「平成30年版 情報通信白書」によれば、テレワークと併せてビジネスICTツールや制度の導入を行っている企業は87.5%にのぼり、その中でも特にビデオ会議システムを導入している企業が49%と、今や遠隔会議ができる体制を整えることは当たり前のようになってきています。

〈出典〉
総務省「平成30年版 情報通信白書」(テレワークによる働きやすい職場の実現)
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144320.html

例えば在宅勤務で社内会議に参加できない、各社員がリモートワークでなかなか対面でのコミュニケーションが叶わない場合などに、Web会議などの遠隔会議は便利です。

このように、Web会議はさまざまな働き方をサポートできます。また、わざわざ一拠点に集まったり会議室を手配したりする手間がなくなり、それに使っていた移動時間やコストを削減できるといったメリットもあります。

Web会議は、企業の働き方改革をサポートする「インフラ」になりつつあるといわれています。そうなれば、ますます安定性が求められるテレワークを実現するために、Web会議システムの選定が必要になってきています。

2.Web会議システム導入に失敗しないための3つのポイント

このWeb会議システムの導入に失敗しないために、3つの重要な選定ポイントをご紹介します。

1.音声・画質
音声や画質の良さはテレワークによるWeb会議を遂行するのに重要な要素です。音声の品質が低いとお互いの発言が聞き取れず、会議が成り立ちません。そうなればWeb会議システム自体を使う理由がなくなってしまうでしょう。 また画質が悪い場合も、お互いの顔や表情が見えにくいため、円滑なコミュニケーションに支障が出てきます。
Web会議の音声品質・画質は使用する回線のスペックや環境に依存する部分が少なくないですが、なるべく様々な環境下でも高い安定性を確保できるシステムを選ぶことで、リモートでの会議を円滑に進めることができます。

2.セキュリティ
Web会議であっても、機密資料を共有したり、口頭でも重要な内容を議論したりすることがあるのは、通常の対面式の会議と同様です。
Web会議はインターネット等の通信回線を利用して行うものですので、不正アクセスやウイルスなどの脅威と隣合わせで、第三者による盗聴や情報漏えいのリスクは常につきまといます。そのため、セキュリティ面が強化されており、信頼の置けるWeb会議システムを採用する必要があります。

3.参加可能人数
そのWeb会議システムがどのくらいの人数が参加できるのかという点も、重要な選定ポイントです。システムやサービス、プランによって、一度に会議に参加できる人数は限られてきます。自社にとって必要十分な人数が参加できるWeb会議システムを選定する必要があります。

3.Web会議システムでOffice365のTeamsが選ばれるわけ

上記の3つのポイントを踏まえると、すべての項目で安定しており、安心感もあるのがMicrosoftのクラウドサービス「Office365」の「Microsoft Teams」 (以下、Teams)というコミュニケーションツールです。

法人向けのOffice365は、Word、Excel、PowerPointなどのアプリの最新版を使用できるほか、クラウドメールの利用やチャット、会議、ファイルの共有を行うことができる「Teams」というツールの利用、オンラインストレージの利用など、企業の業務をサポートする機能が多くあります。

このうち、Teamsはリモートワークや在宅勤務などの業務により役立つツールといえます。

Teamsは、ビデオ通話、音声通話の両方が可能なWeb会議ツールです。Android、iOS、Windows、MacOSいずれにも対応しており、会議をスマートフォンやタブレットで行うことができます。

Teamsは前述のWeb会議システム導入に失敗しないための3つのポイントをどう満たすのか、確認していきましょう。

1.音声・画質
Teamsでは、利用する通信環境にもよりますが、1080pビデオと高速で低帯域幅の画面共有が可能です。1080pとは、1920×1080pxの動画のことで、フルハイビジョンとも呼ばれます。また、Web会議中、各参加者の画像に役職を表示することができる機能も備えています。

2.セキュリティ
Office365はエンドツーエンドのセキュリティ、管理上のコントロール、コンプライアンスマネジメントまですべて担うことから、セキュリティ環境は堅固に保たれています。また、Teamsは、保管中も転送中もデータを暗号化することから、安心できる環境でビデオ通話が可能です。

3.参加可能人数
Teamsでは少人数のミーティングレベルの会議から、会議室で行われるような大規模会議まで可能であり、最大250人が参加できます。

4.まとめ

働き方改革で、ビジネスにおけるコミュニケーションが変化しており、もはやWeb会議は当たり前のものになってきています。そして、いかに業務をスムーズに進められるWeb会議システムを導入するかが、ポイントになってきます。

特に、音声・画質、セキュリティ、使いやすさ、参加人数のすべてのポイントを満たすTeamsは、Web会議システムとしておすすめのツールです。

MXモバイリングでは、Web会議システム機能も搭載するTeamsを含むOffice365の導入支援を行っております。Web会議にまつわる内容やOffice365についてご不明な点がある場合は、ぜひお気軽にご相談ください。

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